Le 22 juillet 2021, le Conseil des ministres a approuvé un diplôme qui établit le régime juridique applicable à la Le 22 juillet 2021, le Conseil des ministres a approuvé un diplôme qui établit le régime juridique applicable à la réalisation d’authentification d’actes au Portugal par vidéoconférence.

Le diplôme intervient dans le contexte de la pandémie provoquée par le virus SARS-COV 2, connu sous le nom de COVID-19, afin de surmonter les difficultés causées par les restrictions imposées à la pratique des actes en face à face et la demande conséquente de services en ligne.

L’authentification d’actes au Portugal par vidéoconférence

Ce régime juridique a été approuvé en mai 2020, à titre expérimental, après avoir fait l’objet d’un avis émis par la Commission nationale de protection des données ( » CNPD « ), à la demande du secrétariat d’État à la justice, qui a conduit à l’identification de plusieurs aspects à rectifier, car non conforme aux dispositions du règlement général sur la protection des données.

L’authentification d’actes et de documents par vidéoconférence au Portugal : un outil innovant

Ces actes nécessitent toujours la présence physique des intervenants devant les greffiers et officiers d’état civil, les notaires, les agents consulaires portugais, les avocats et avoués, et peuvent donc être réalisés à distance, par visioconférence, à partir du 15 novembre 2021.

Le diplôme intègre dans le système juridique national un outil innovant pour la prestation de services aux citoyens, aux entreprises et aux professionnels, qui devrait avoir un impact considérable dans le contexte du monde juridique et qui respectera les formalités légalement requises pour l’exercice des actes, tout en offrant les garanties de sécurité et d’authenticité nécessaires.

À l’instar de ce qui s’est passé dans la phase expérimentale de mise en œuvre de cette nouvelle plateforme informatique, pour la réalisation des actes authentiques, des termes d’authentification des actes privés et des reconnaissances par vidéoconférence comprendra divers actes, tels que les reconnaissances de lettres et de signatures, les termes d’authentification des actes privés, y compris l’authentification des procurations et des actes privés authentifiés, tels que les actes publics d’acquisition, d’usufruit, d’usage et de location, de superficie, de prêt, d’hypothèque, de donation, de constitution de propriété horizontale, de division d’une amende commune, de promesse d’achat et de vente avec efficacité réelle, entre autres, sans exiger la présence physique de greffiers et de notaires, d’avocats ou d’avoués.

Aux termes et aux fins du diplôme, les greffiers et les officiers d’état civil sont exclus de la réalisation par ce moyen de la reconnaissance des testaments et des actes connexes, étant exclusivement qualifiés pour réaliser par vidéoconférence les actes liés au guichet Casa Pronta, le processus de séparation ou de divorce par consentement mutuel et le certificat d’hérédité avec ou sans enregistrement.

Accès à la plate-forme informatique et traitement des données personnelles

L’exécution des actes susmentionnés peut, en vertu du diplôme, être réalisée par le biais d’une nouvelle plate-forme.

Mis à disposition par le ministère de la Justice,l’accès se fera depuis la plateforme numérique de la justice et sera géré par l’Institut de Gestion financière et d’Équipement de la Justice (IGFEJ), en articulation avec l’Institut des Registres et des Notaires (IRN), et sera composé de deux espaces réservés distincts, l’un pour les intervenants et l’autre pour les professionnels.

L’espace réservé sera la plateforme par laquelle les parties prenantes et les professionnels pourront télécharger et accéder à la documentation nécessaire, signer ces documents au moyen d’une signature électronique qualifiée, accéder aux sessions de vidéoconférence et consentir à l’enregistrement audiovisuel.

Aux termes du diplôme, l’accès à la zone réservée se fera par authentification de l’utilisateur, par le biais de la carte de citoyen, ou de la clé numérique mobile, et par d’autres moyens d’identification électronique émis dans d’autres États membres appartenant à l’Union européenne et qui sont reconnus à cette fin, aux termes du règlement relatif à l’identification électronique et aux services de confiance pour les transactions électroniques dans le marché intérieur.

Il s’agit d’un régime innovant d’authentification par vidéoconférence qui met à la disposition des citoyens, des entreprises et des professionnels un outil pertinent pour la prestation de services publics, avec un fort impact sur le commerce légal, sans renoncer toutefois au respect des formalités légalement imposées pour l’exercice des actes, offrant des garanties identiques de sécurité et d’authenticité.